Vollmachtsdatenbank (VDB)

Als steuerliche Berater, Lohnsteuerhilfevereine und andere Vertretungen können Sie Vollmachten (Vertretungs- und/oder Bekanntgabevollmachten) Ihrer Mandanten bzw. Mitglieder elektronisch nach § 80a Abgabenordnung an die Finanzverwaltung übermitteln. Mit einer solchen Übermittlung können Sie auch die Berechtigungen zum Abruf von elektronischen Daten und der Steuerkontoabfrage erlangen.

Datenbank für Vollmachtnehmende

Die Vollmachtsdatenbank (kurz VDB) ermöglicht steuerlichen Beratern, Lohnsteuerhilfevereinen und anderen Vertretern - kurz Vollmachtnehmenden -  Vollmachten nach dem amtlichen Vollmachtmuster in einem standardisierten elektronischen Prozess an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Auch Übersendungen von Updates sowie der Widerruf von bereits elektronisch übermittelten Vollmachten sind über die Vollmachtsdatenbank möglich.

Auf Seiten der Finanzverwaltung ermöglicht die Vollmachtsdatenbank eine vollumfängliche und weitestgehend automatisierte Ablage einer Verfahrens- und/oder Bekanntgabevollmacht in den Grunddaten des jeweiligen Steuerkontos sowie eine vollständig automatisierte Erteilung von Abruf- und Einsichtsberechtigungen.

Der Datenaustausch erfolgt über den technischen Dienstleister der Bundesteuerberaterkammer, über ELSTER oder über andere Anbieter von Kanzlei- oder Vereinssoftware.

Über 95 % der eingehenden Vollmachten werden automatisiert in die vorhandenen Steuerkonten der Bundesländer eingearbeitet. Ein (zusätzliches) Eingreifen durch Bearbeitende in einem Finanzamt erfolgt nur bei Fällen mit neuer (bisher nicht bekannter) Steuernummer, Hinweismeldungen (bei prüfungsrelevanten Angaben) oder bei Fällen, in denen die (zu stichprobenhaften Kontrollzwecken generierte) Zufallsauswahl anschlägt.

Papiervollmachten sind nur noch vorzulegen, sofern das Finanzamt diese mit einem gesonderten Schreiben in Einzelfällen explizit anfordert.

Wichtiger Hinweis

Die Übermittlung elektronischer Vollmachten setzt die Nutzung des Vollmachtformulars nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck voraus.

Typen von Vollmachtnehmenden und VN-ID

Vollmachtnehmende können verschiedene wirtschaftliche Gebilde (Kanzleien, Vereine, landwirtschaftliche Buchstellen oder ähnliches) nach dem Steuerberatungsgesetz wie auch Privatpersonen (zum Beispiel Angehörige) sein.

Für die Übermittlung von Vollmachten ist eine einmalige Registrierung als Vollmachtnehmender (Steuerberater, landwirtschaftliche Buchstellen, private Personen) bzw. für Vereine zusätzlich die Qualifizierung als Lohnsteuerhilfeverein notwendig. (Näheres zum jeweiligen Registrierungs-/ Qualifizierungsprozess finden Sie auf den einzelnen Seiten zu den Vollmachtnehmenden).

Nach der Vollmachtnehmer-Registrierung erhält jeder Vollmachtnehmende eine einmalig vergebene, nur für ihn gültige Vertreternummer, die Vollmachtnehmeridentifikationsnummer - kurz VN-ID. Diese besteht aus 25 Ziffern und setzt sich folgendermaßen zusammen:

hier am Beispiel eines Lohnsteuerhilfevereins (0200F...):

0200

 
F00000123450000000000

Herausgeber
(4 Zeichen)

Formatkennzeichen
(1 Zeichen - immer „F“)

Vollmachtnehmerhaupt-ID
(10 Ziffern)

Vollmachtnehmer-
Untersegment-ID
(10 Ziffern)

(Anmerkung: Kanzlei-Zweigstellen beziehungsweise Beratungsstellen erhalten zur Unterscheidung eine Vollmachtnehmer-untersegment-ID kurz -VN-Sub-ID-.)

Folgende Typen von Vollmachtnehmenden sind verfügbar:


VN-ID beginnt mit

 

Typ des Vollmachtnehmers

Mit Vollmachtsvermutung
(Es erfolgt ein Abgleich mit Steuerberaterkammer und Aufsichtführender Stelle.)
 
0100FBerufsträger, die die Kammer-Datenbank (K-VDB) der Berufsträger nutzen
0200F(anerkannte) Lohnsteuerhilfevereine, die im Verzeichnis der Lohnsteuerhilfevereine (ADLER) eingetragen sind

 

 


VN-ID beginnt mit

 

Typ des Vollmachtnehmers

Ohne Vollmachtsvermutung
(Es erfolgt kein Abgleich mit öffentlichen Stellen.)
 
0300Fsonstige Vollmachtnehmer, z.B. Angehörige
0400Finländische Steuerberater bzw. landwirtschaftliche Buchstellen, die nicht an der K-VDB teilnehmen (also nicht DATEV nutzen)
0500Fausländische Steuerberater, die nicht an der K-VDB teilnehmen

 

Abrufberechtigungen

eDatenabruf / Belegabruf

Der elektronische Datenabruf (auch: vorausgefüllte Steuererklärung / VaSt; Abruf von Bescheinigungen) ist ein Serviceangebot der Finanzverwaltung, das die Vorarbeiten zur Erstellung einer Einkommensteuererklärung erleichtern soll. Die zur jeweiligen Person bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten werden digital bereitgestellt.

Steuerkontoabfrage

Über die Steuerkontoabfrage können Auskünfte über Sollstellungen, geleistete Zahlungen und offene Forderungen zum Steuerkonto des Mandanten beziehungsweise des Mitglieds eingeholt werden. Voraussetzung für die vollautomatische Freischaltung ist jedoch die Angabe einer gültigen Steuernummer und die erfolgreiche Einarbeitung im betroffenen Steuerkonto.

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