Elektronische Vollmachten

Die Übermittlung elektronischer Vollmachten setzt die Nutzung des Vollmachtformulars nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck voraus.

Gesetzliche Grundlage - § 80a Abgabenordnung

(1) Daten aus einer Vollmacht zur Vertretung in steuerlichen Verfahren, die nach amtlich bestimmtem Formular erteilt worden sind, können den Landesfinanzbehörden nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmten Schnittstellen übermittelt werden. Im Datensatz ist auch anzugeben, ob der Vollmachtgeber den Bevollmächtigten zum Empfang von für ihn bestimmten Verwaltungsakten oder zum Abruf von bei den Finanzbehörden zu seiner Person gespeicherten Daten ermächtigt hat. Die übermittelten Daten müssen der erteilten Vollmacht entsprechen. Wird eine Vollmacht, die nach Satz 1 übermittelt worden ist, vom Vollmachtgeber gegenüber dem Bevollmächtigten widerrufen oder verändert, muss der Bevollmächtigte dies unverzüglich den Landesfinanzbehörden nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz mitteilen.

(2) Werden die Vollmachtsdaten von einem Bevollmächtigten, der nach § 3 des Steuerberatungsgesetzes zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen befugt ist, nach Maßgabe des Absatzes 1 übermittelt, so wird eine Bevollmächtigung im mitgeteilten Umfang vermutet, wenn die zuständige Kammer sicherstellt, dass Vollmachtsdaten nur von den Bevollmächtigten übermittelt werden, die zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen befugt sind. Die für den Bevollmächtigten zuständige Kammer hat den Landesfinanzbehörden in diesem Fall auch den Wegfall einer Zulassung unverzüglich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz mitzuteilen.

(3) Absatz 2 gilt entsprechend für Vollmachtsdaten, die von einem anerkannten Lohnsteuerhilfeverein im Sinne des § 4 Nummer 11 des Steuerberatungsgesetzes übermittelt werden, sofern die für die Aufsicht zuständige Stelle in einem automatisierten Verfahren die Zulassung zur Hilfe in Steuersachen bestätigt.

Gültigkeit

Grundsätzlich gelten Vollmachten unbefristet bis zu ihrem Widerruf.

Nach dem allgemeinen Grundsatz (Zeile 26 des amtlichen Vollmachtmusters) erlöschen bisher erteilte Vollmachten, wenn eine neue Vollmacht angezeigt wird (implizierter Widerruf). Dies kann durch Ankreuzen der Zeile 28 des amtlichen Vollmachtmusters („Nur soweit diese dem/der oben genannten Bevollmächtigten erteilt wurden“) umgangen werden. Dies hat zur Folge, dass zwei Vollmachten unterschiedlicher Vollmachtnehmenden parallel existieren (sogenannte Doppelvollmachten).

Es besteht außerdem die Möglichkeit, Vollmachten sachlich (Zeile 15) und zeitlich (Zeile 23/24) einzuschränken.

Vollmacht-Identifikationsnummer

Für jede Vollmacht wird eine Vollmacht-Identifikationsnummer (VM-ID) vergeben. Diese besteht aus 25 Ziffern und unterscheidet sich an der zweiten und vierten Stelle.

Die VM-ID setzt sich folgendermaßen zusammen:

hier am Beispiel eines Lohnsteuerhilfevereins (0202G…):

0202

 
G00000123450000000000

Herausgeber
(4 Zeichen)

Formatkennzeichen
(1 Zeichen - immer „F“)

Vollmachtnehmerhaupt-ID
(10 Ziffern)

Vollmachtnehmer-
Untersegment-ID
(10 Ziffern)

 

 

Es gibt folgende Typen von Vollmacht-Identifikationsnummern:


VM-ID 
beginnt mit

 

Typ der Vollmacht
0101GVollmacht eines Berufsträgers, die die Kammer-Datenbank (K-VDB) der Berufskammer nutzt
0202GVollmacht eines (anerkannten) Lohnsteuerhilfevereins, der im Verzeichnis der Lohnsteuerhilfevereine (ADLER) eingetragen ist
0303GVollmacht eines Angehörigen
0304GAbrufvollmacht eines Angehörigen
0305GEinwilligungserklärung
0400GVollmacht eines inländischen Steuerberaters bzw. einer landwirtschaftlichen Buchstelle, der/die nicht an K-VDB teilnimmt
0404GAbrufvollmacht eines inländischen Berufsträgers (auch landwirtschaftliche Buchstelle), der nicht an K-VDB teilnimmt
0500GVollmacht eines ausländischen Steuerberaters, der nicht an K-VDB teilnimmt
0504GAbrufvollmacht eines ausländischen Steuerberaters, der nicht an K-VDB teilnimmt

 

Typen von Vollmachten

Es gibt verschiedene Arten von Vollmachten, die je nach Art des Vollmachtnehmenden gegebenenfalls eingeschränkt sein können und nicht alle Varianten des Abrufs beziehungsweise der Vertretungseinschränkung ermöglichen.

Grundsätzlich wird für steuerliche Berater und Lohnsteuerhilfevereine empfohlen eine Generalvollmacht ohne sachliche und zeitliche Einschränkungen zu übermitteln, um so in nur einem Arbeitsschritt sowohl eine Vertretungs- als auch Empfangsvollmacht und die Abrufberechtigungen zum eDatenabruf und zur Steuerkontoabfrage zu erlangen.

Übersicht zu den anderen Vollmachtvarianten und den jeweiligen Auswirkungen auf die Datenabrufbefugnisse:

Ausprägung der Vollmacht

eDatenabruf

(bei natürlichen Personen)

Steuerkonto-

abfrage

Generalvollmacht
(ohne sachliche und zeitliche Einschränkungen)
JAJA
   
Vollmacht mit sachlicher EinschränkungJANEIN
Vollmacht mit sachlicher Einschränkung
(und Kreuz in Zeile 38)
JAJA
   
Vollmacht mit zeitlicher EinschränkungJANEIN
Vollmacht mit zeitlicher Einschränkung
(und Kreuz in Zeile 38)
JAJA
   
Vollmacht mit sachlichem Ausschluss der EStNEINNEIN

Vollmacht mit sachlichem Ausschluss der ESt

(und Kreuz in Zeile 38)

NEINJA
   
Vollmacht mit sachlichem Ausschluss des FestsetzungsverfahrensNEINNEIN
Vollmacht mit sachlichem Ausschluss des Festsetzungsverfahrens (und Kreuz in Zeile 38)NEINJA
   
BUFA-Vollmacht ohne Angabe einer vollständigen SteuernummerJANEIN

 

Bei sonstigen Vollmachtnehmenden (zum Beispiel Angehörigen) sind neben der Vertretungs- und Empfangsvollmacht auch immer die Datenabrufbefugnisse eingeschlossen.

Sollten hingegen nur die Datenabrufe gewünscht sein, kann auch eine reine Abrufvollmacht übermittelt werden.

 

Wichtige Begriffe kurz erklärt ...

Abrufvollmacht

Aktenabgaben

Bekanntgabevollmacht

BUFA-Vollmacht

Doppelvollmacht

Ehegattenvollmacht

 

Abrufvollmacht

Die Abrufvollmacht kann nur unter Angabe einer vollständigen Steuernummer übermittelt werden.

Einige Tage nach Übermittlung der Vollmacht erhält der Mandant beziehungsweise das Mitglied von ELSTER einen Brief mit Anlage, aus der der Vollmachtcode für die Freischaltung entnommen werden kann.

Bei einer Abrufvollmacht ist kein Update möglich, bei vorgesehenen Anpassungen ist diese zu widerrufen und gegebenenfalls neu zu übermitteln.

Pro Steuernummer ist eine separate Abrufvollmacht zu übermitteln.

Aktenabgaben

Bei Gesamtabgaben ist zu unterscheiden, ob der Steuerfall im bisherigen Bundesland verbleibt oder die Zuständigkeit auf ein anderes Bundesland übergeht. Es gibt daher unterschiedliche Verfahrensweisen bezüglich einer bestehenden Vollmacht:

  • innerhalb eines Bundeslandes:
    Die Steuernummer wird automatisch durch die Finanzverwaltung aktualisiert und an ELSTER bzw. K-VDB übermittelt.
     
  • in ein anderes Bundesland:
    Da hier keine automatische Aktualisierung stattfindet, muss die Vollmacht vom Bearbeitenden im übernehmenden Finanzamt personell eingepflegt werden. Im Anschluss an diese Maßnahme wird ein entsprechender Datensatz an ELSTER beziehungsweise die K-VDB übermittelt.

Bekanntgabevollmacht

Eine Bekanntgabevollmacht erfordert im amtlichen Vollmachtformular eine Auswahl in Zeile 17/18 und/oder 19/20.

Die Wirksamkeit der Vollmacht und damit auch der Bekanntgabevollmacht entfaltet ihre Wirkung nur auf die in der Anlage mitgeteilten Steuernummern.

BUFA-Vollmacht

Im Falle einer Neuaufnahme muss die korrekte Bundesfinanzamts-Nummer (BUFA-Nummer) des zuständigen Finanzamts im jeweiligen Bundesland zu Verfügung stehen, so dass diese nach personeller Prüfung durch einen Bearbeitenden der neu erteilten Steuernummer zugeordnet wird. Es kann daher zu einer zeitlichen Verzögerung der Einarbeitung kommen.

Bitte achten Sie darauf, ausschließlich in diesen Fällen eine BUFA-Nummer anzugeben!

Doppelvollmacht

Eine "Doppelvollmacht" erfordert im amtlichen Vollmachtformular eine Auswahl in Zeile 28.

Nach dem allgemeinen Grundsatz (Zeile 26 des amtlichen Vollmachtmusters) erlöschen bisher erteilte Vollmachten, wenn eine neue Vollmacht angezeigt wird (implizierter Widerruf). Dies kann durch Ankreuzen der Zeile 28 des amtlichen Vollmachtmusters („Nur soweit diese dem/der oben genannten Bevollmächtigten erteilt wurden“) umgangen werden. Dies hat zur Folge, dass zwei Vollmachten unterschiedlicher Vollmachtnehmender parallel existieren können (sogenannte "Doppelvollmachten").

Eine solche Vollmacht liegt vor, wenn mehrere Vollmachtnehmende mit der Vertretung beauftragt wurden.

Die Einarbeitung ins Steuerkonto verbunden mit der Freischaltung zur Steuerkontoabfrage kann in der Regel erst nach personeller Einarbeitung durch einen Bearbeitenden erfolgen. Bitte rechnen Sie mit einem zeitlichen Versatz.

Die Berechtigung zum eDatenabruf wechselt in diesem Fall von der alten Vollmacht auf die neue Doppelvollmacht.

Ehegattenvollmacht

In Fällen mit Zusammenveranlagung sind zwingend immer zwei inhaltsgleiche Vollmachten der Ehegatten/Lebenspartner vorzulegen.

Sollte die zweite inhaltsgleiche Vollmacht fehlen, wird nach Ablauf einer kurzen Wartefrist mit einem entsprechenden Hinweis auf die fehlende Vollmacht hingewiesen und die Steuernummer zurückgewiesen.

Zur Korrektur kann die fehlende Ehegattenvollmacht gemeinsam mit einem Update auf die bereits vorhandene Vollmacht unter Angabe der gemeinsamen Steuernummer übermittelt werden.

Links zum ...

Folgen Sie dem Link zu den Seiten des Bundesministeriums für Finanzen und geben im Suchfenster den Begriff „Vollmacht“ ein.

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