Sonstige Vollmachtnehmende

Für Privatpersonen (Angehörige im Sinne des § 15 Abgabenordnung) ist das IdNr.-Zertifikat mit Zertifikatsdatei zu nutzen.

Für Berufsträger und zu beschränkter Hilfeleistung Berechtigte ist das Organisations-Zertifikat unter Nutzung der Steuernummer zu verwenden.

Sie als Organisation (z. B. Berufsträger, landwirtschaftliche Buchstelle oder Unternehmensvertreter) wählen die Registrierungsart  "Klassische Registrierung für Privatpersonen oder eine Organisation" .

Es folgen die Seite

• "Personalisierung"

  Hier ist der untere Punkt anzuwählen: "Für eine Organisation (z. B. Arbeitgeber, Unternehmer, Verein, Verwaltung)".
   

• "Identifikation"

  Hier ist die Steuernummer der Organisation anzugeben (da diese für spätere Unterbevollmächtigungen als Verknüpfungsmerkmal dient).
   

• "Dateneingabe"

  Hier sind Name, Steuernummer und Ansprechpartner der Organisation zu anzugeben. Zudem ist für das Benutzerkonto ein Name zu vergeben sowie eine Sicherheitsfrage zu hinterlegen.

Info:
Im weiteren Verlauf der Registrierung erhalten Sie getrennt

1. per E-Mail die Aktivierungs-ID und 
2. auf dem Postweg den Aktivierungs-Code. 

Bitte beachten Sie: 
Der Brief mit dem Aktivierungs-Code wird an die Adresse versandt, die aktuell bei dem für die Steuernummer zuständigen Finanzamt gespeichert ist. Etwaige Vollmachten werden hierbei nicht berücksichtigt.

Nun ist eine Registrierung als Vollmachtnehmer durchzuführen. Beim erstmaligen Login ist das Mein ELSTER-Profil zu ergänzen. Zudem ist anzuwählen, ob es sich um eine/n

• Privatperson
• Arbeitgeber
• Unternehmer
• Verein

handelt.

Im nächsten Schritt gelangt man zur Übersichtsseite von Mein ELSTER. Hier ist die Registrierung über
Formulare & Leistungen > Vollmachten verwalten > Registrierung als Vollmachtnehmer anzustoßen. 
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Vollmachtnehmer-Identifikationsnummer (kurz VN-ID) zugeteilt. Diese erhalten Sie per Postfachnachricht zur Kenntnis.

Bei der Registrierung in ELSTER wurde eine Steuernummer verwendet, welche ausschließlich die Privatanschrift des steuerlichen Beraters beinhaltet. Bitte prüfen Sie, ob die hinterlegte Steuernummer die korrekte ist.

Sollte diese korrekt sein, wenden Sie sich bitte an das zuständige Finanzamt und bitten um Prüfung, ob zu der Steuernummer eine "Adresse des Betriebs" gespeichert ist oder gegebenenfalls nachgespeichert werden muss.

Über ELSTER > "Formulare & Leistungen" > "Vollmachten verwalten" > "Änderung der Vollmachtnehmeradressdaten" eine Änderung vorzunehmen. Diese Adresse wird für die Bekanntgabe der Steuerbescheide bzw. dem Schriftverkehr herangezogen. Weiterhin kann im Benutzerprofil des ELSTER-Kontos eine Aktualisierung vorgenommen werden.

Zusätzlich ist die neue Adresse dem für das eigene Steuerkonto zuständigen Finanzamt mitzuteilen (z.B. postalisch oder über ELSTER > "Formulare & Leistungen" > "Alle Formulare" > "Anträge und Mitteilungen"). 

Gehen Sie in ELSTER zum Menü "Formulare & Leistungen" > "Vollmachten verwalten". Auf dem Reiter "Inaktive Vollmachten" ist die entsprechende Vollmacht mit dem Status "In Freischaltung" zu sehen. Über das 3-Punkte-Menü kann über die Auswahl "Vollmacht freischalten" die Vollmacht nach Codeeingabe übermittelt werden. Im Anschluss wird eine Vollmacht-ID vergeben.

Der Vollmachtcode-Brief wird (um Betrug vorzubeugen) mit Daten aus dem Steuerkonto befüllt, das bei der ELSTER-Registrierung verwendet wurde. Daher kann es hier zu einer Abweichung kommen. Der Vollmachtnehmer-Datensatz in ELSTER ist gegebenenfalls anzupassen.

Ist dies nicht der Fall und Sie vermuten eine grundsätzlichen Fehler, wenden Sie sich bitte an den ELSTER-SupportÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Mit dieser Vollmacht wird der reine Abruf von elektronischen Bescheinigungen und die Steuerkontoabfrage einen selbst und/oder einen Angehörigen ermöglicht. Eine Vertretungs-/Empfangsvollmacht ist hier nicht möglich.

Die Übermittlung von Abrufvollmachten ist auch für den eigenen Steuerfall möglich. Im Fall von Ehegatten / Lebenspartnern sind zwei inhaltsgleiche Abrufvollmachten erforderlich. Diese sollte zudem möglichst zeitnah übermittelt werden.

Bei Abrufvollmachten gilt immer eine 1:1-Beziehung. D.h. für jede Steuernummer muss eine eigene Abrufvollmacht übermittelt werden.

1. Vollmacht für Angehörige:
   Neben dem Belegabruf und der Steuerkontoabfrage werden Sie als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt. D.h. Sie erhalten sämtlichen Schriftverkehr für den Vertretenen.
    
2. Abrufvollmacht für Angehörige:
   Sie erhalten lediglich den Belegabruf und die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage. Eine Vertretungs-/Empfangsvollmacht ist hier nicht möglich.

Für jede Steuernummer muss eine eigene Vollmacht übermittelt werden.

Generell ist zwischen Rückmeldungen auf Ebene der Vollmacht und Rückmeldung auf Ebene der Steuernummer zu unterscheiden.

In ELSTER können Rückmeldungen aus der Vollmachtverarbeitung immer aufgerufen werden, indem man in der Vollmachtübersicht auf die blau hinterlegten Texte klickt. Hierdurch erscheint ein Fenster mit einer Rückmeldungshistorie.

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Bei Rückmeldungen auf Ebene der Vollmacht kann dabei zum Beispiel der Status "zurückgewiesen" angeklickt werden. Ein Beispiel für eine typische negative Rückmeldung auf Ebene der Vollmacht wäre:

"Das zur persönlichen IdNr. gespeicherte Geburtsdatum stimmt nicht mit dem Geburtsdatum in der Vollmacht überein. Bitte kontrollieren Sie Ihre Angaben zur IdNr./Geburtsdatum."
 

Bei Rückmeldungen auf Ebene der Steuernummer kann der Status "aktiv" oder "inaktiv" angeklickt werden.
Beispiele für eine typische negative Rückmeldung auf Ebene der Vollmacht:

"Es wurde eine Steuernummer übermittelt, deren Steuerkonto nicht mehr aktiv ist. Das Konto zur Steuernummer xxx befindet sich im Status K - Aktenabgabe."

oder

„Die Vollmacht kann nicht auf der genannten Steuernummer xxx verwendet werden, da der Vollmachtgeber nicht eindeutig als Inhaber dieses Steuerkontos identifiziert werden konnte. Der Grund hierfür ist eine Abweichung bei der Überprüfung der Firmennamen. Bitte gleichen Sie die von Ihnen erfassten Daten mit den Stammdaten im jeweiligen Finanzamt ab und übersenden Sie ggf. die Steuernummer zur Vollmacht erneut.“

Bei  Fragen zu elektronischen Vollmachten wenden Sie sich bitte an das Team der Vollmachtsdatenbank. 

Über ELSTER > Formulare & Leistungen > Vollmachten verwalten > Änderung der Vollmachtnehmeradresse(n) kann die DIVA-Teilnahme unter „Einwilligung zur elektronischen Bereitstellung von Bescheiden und sonstigen Schreiben“ hinterlegt werden.

Hinweis:
Da die Änderung am Datensatz über Nacht verarbeitet wird, können ab dem Folgetag Vollmachten (einzeln in der jeweiligen Vollmacht) oder gesammelt (per Hakenauswahl in der Vollmachtnehmersicht für bestehende Vollmachten) übermittelt werden.

Für einen registrierten Vollmachtnehmenden gibt es in ELSTER unter "Formulare & Leistungen" > "Vollmachten verwalten" > "Änderung der Vollmachtnehmeradressdaten". Dort können alle bei der Registrierung zum Vollmachtnehmenden angegebenen Adressdaten geändert werden.

Im Anschluss versendet ELSTER eine Bestätigung in das dortige E-Mail-Postfach.

Zusätzlich ist die neue Adresse dem für das eigenen Steuerkonto zuständigen Finanzamt mitzuteilen (z.B. postalisch oder über ELSTER  > "Formulare & Leistungen" > "Alle Formulare" > "Anträge und Mitteilungen").

Mit einer "Vollmacht für einen Angehörigen" erhalten Sie immer den Schriftverkehr als Vertretender.

Mit einer reinen "Abrufvollmacht" für Angehörige erhalten Sie lediglich den Belegabruf und die Steuerkontoabfrage. Der Schriftverkehr wird dem Vertretenen zugesandt.

Die gesetzliche Regelung des § 122a AO legt die digitale Bekanntgabe durch Bereitstellung zum Datenabruf ab dem Jahr 2027 als Standard fest, während die postalische Bekanntgabe zur Ausnahme wird. Somit ist für die digitale Bekanntgabe von Steuerbescheiden und sonstigen Schreiben keine ausdrückliche Zustimmung mehr notwendig. Ziel der Regelung ist es, das Besteuerungsverfahren zu vereinfachen, weiter zu digitalisieren und bürokratische Hürden abzubauen.
Für sonstige Vollmachtnehmer bedeutet dies, dass in allen Fällen, in denen eine elektronische Bekanntgabe möglich ist, automatisch die technische Umsetzung des § 122a AO zu Beginn des Jahres 2027 erfolgen wird.

Digitale Bekanntgabe:
Grundvoraussetzung für die digitale Bekanntgabe ist das Vorhandensein einer E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über die Bereitstellung zum Datenabruf (DIVA-Mailadresse). Ist diese E-Mail-Adresse im Vollmachtnehmer-Datensatz über Mein ELSTER oder über die Software eines anderen Anbieters eingetragen worden, werden Anfang 2027 alle elektronisch übermittelten Vollmachten mit erteilter Empfangsvollmacht, die bisher nicht an der digitalen Bekanntgabe teilnehmen, im Rahmen eines Umstellungslaufs durch die Finanzverwaltung mit einem Merker zur Teilnahme an der digitalen Bekanntgabe versehen („Einwilligung zur elektronischen Bereitstellung von Bescheiden und sonstigen Schreiben“). Sie brauchen für diese Umstellung nichts zu unternehmen. Steuerbescheide und sonstigen Schreiben, die nach diesem Umstellungslauf vom Finanzamt erstellt werden, werden zum Datenabruf bereitgestellt. Ergreifen Sie daher gerne noch in 2026 die Gelegenheit, die E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über Bereitstellungen zum Datenabruf zu hinterlegen, um damit komfortabel den Zugang zur digitalen Bekanntgabe zu erhalten.

Postalische Bekanntgabe:
Wünschen Sie für den Einzelfall eine postalische Bekanntgabe, können Sie nach dem Umstellungslauf per Vollmacht-Update personell die (automatisiert gesetzte) Teilnahme an der digitalen Bekanntgabe aus der betroffenen Vollmacht entfernen. Ein gesonderter Antrag i.S.d. § 122a Abs. 2 AO ist nicht erforderlich.
Falls Sie Ihre Vollmachten zwar bereits in elektronischer Form übermitteln, aber zunächst noch nicht von der Möglichkeit der digitalen Bekanntgabe für alle Vollmachten Gebrauch machen möchten, so achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über Bereitstellungen zum Datenabruf zum Jahresende 2026 nicht in Ihrem Vollmachtnehmer-Datensatz gespeichert ist. Datensätze ohne E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über Bereitstellungen zum Datenabruf werden Anfang 2027 nicht umgestellt.

Mein ELSTER:
Die Eintragung/Löschung der E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über Bereitstellungen zum Datenabruf können Sie in Mein ELSTER unter

„Formulare und Leistungen“ > „Einwilligung zur „elektronischen Bekanntgabe“

vornehmen.

Die digitale Bekanntgabe (DIVA-Teilnahme) kann über die „Vollmachtnehmersicht“ bei der Bearbeitung der einzelnen Vollmacht unter „Einwilligung zur elektronischen Bereitstellung von Bescheiden und sonstigen Schreiben“ gesetzt bzw. entfernt werden.

Verwenden Sie hingegen Software eines anderen Anbieters, ist die erforderliche Vorgehensweise direkt beim Hersteller ihrer Software in Erfahrung zu bringen.