Allgemeines

Die Nutzung des amtlichen Vollmachtformulars ergibt sich aus § 80a Absatz 1 Abgabenordnung (AO). Für die Übermittlung der elektronischen Vollmachten und die Inanspruchnahme der Vollmachtsvermutung nach § 80a Abgabenordnung müssen die Vollmachten nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster vorliegen. Es können aufgrund der gesetzlichen Vorschrift keine abweichenden Formulare akzeptiert werden.

Nach Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen ist bei erstmaliger Vollmachterteilung das Beiblatt vom Vollmachtgebenden -im Original- zu unterschreiben.

Werden Vollmachten - egal ob formfrei oder nach dem amtlichen Vollmachtmuster - dem Finanzamt nur in Papierform vorlegt, leitet sich hieraus lediglich eine Empfangsvollmacht ab, die vom zuständigen Bearbeitenden im Finanzamt gespeichert wird. Diese Vollmachten berechtigen aber nicht zum Datenabruf (eDaten / Steuerkontoabfrage).

Diese Vollmachten müssen als Grundlage für eine elektronische Übermittlung aufgegriffen und entsprechend angepasst, das heißt von Mandanten / Mitgliedern unterschrieben und (neu / per Update) an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Alternativ können diese Vollmachten nur wie bisher dem Finanzamt in Papierform vorlegt werden und berechtigen damit nicht zum Datenabruf.

Es ist zwingend das amtliche Vollmachtformular unten Nutzung des Beiblattes zu verwenden. Mandanten / Mitglieder müssen das Beiblatt einmalig im Original vorab unterschreiben.

Die Übermittlung von Vollmachten, welche lediglich eine BUFA-Nummer angeben, sollte grundsätzlich den "echten Neufällen" vorbehalten bleiben (zum Beispiel Studenten, die erstmals beruflich tätig werden oder Renter, die erstmalig steuerpflichtig werden und noch keine Steuernummer besitzen).

Vollmachten, die nur unter Angabe einer vierstelligen Bundesfinanzamtsnummer übermittelt werden, sind nach erfolgreicher Prüfung der Vollmacht grundsätzlich im Status "aktiv". Bei natürlichen Personen als Vollmachtgebern wird folglich der eDatenabruf freigeschaltet. 
Die weitere Verwendung hängt davon ab, ob bereits tatsächlich ein aktives Steuerkonto für den Vollmachtgebenden existiert:

Variante 1: Es besteht noch keine Steuernummer (Neufall):
Die Vollmacht ist im Rahmen der Neuaufnahme durch einen Finanzamtsbearbeiter in das neuaufgenommene Steuerkonto einzuarbeiten. 
Die Vollmacht kann bei natürlichen Personen anhand der persönlichen ID-Nummer des Vollmachtgebenden durch den Bearbeitenden gefunden werden.
Bis zur Einführung der W-Id-Nummer können BUFA-Vollmachten von nicht-natürlichen Personen nicht vom Bearbeitenden gefunden und eingearbeitet werden. Hier ist ein Vollmacht-Update durch den Vollmachtnehmenden notwendig.

Variante 2: Es besteht bereits eine aktive Steuernummer:
Ohne Angabe der bestehenden Steuernummer erfolgt keine Einarbeitung eines steuerlichen Vertreters in diesem Steuerkonto. Insofern kann eine Empfangsvollmacht keine Wirkung entfalten. Ebenso kann keine Berechtigung zur Steuerkontoabfrage erteilt werden.
Der Vollmachtnehmende hat die Möglichkeit, die Steuernummer nachträglich per Vollmacht-Update zu ergänzen. Dies gilt auch für Ehegatten.

Beide Vollmachten sollten zeitnah zusammenhängend übermittelt werden. Wird die zweite Vollmacht zeitlich versetzt übermittelt, so ist zu beachten,dass die erste Vollmacht nach einem Zeitablauf von 4 Tagen ohne Vorlage der fehlenden Vollmacht des anderen Ehegatten automatisch zurückgewiesen wird.

1. Der verstorbene Ehepartner hat bereits eine Vollmacht erteilt. Diese Vollmacht besteht über den Tod hinaus. Es ist nichts zu veranlassen.
2. Es bestehen noch keine Vollmachten. In diesem Fall sind zwei inhaltsgleiche Vollmachten abzugeben. Für den Verstorbenen ist die Vollmacht vom Rechtsnachfolger (Erben) zu unterschreiben und einzureichen. Das gemeinsame Steuerkonto besteht weiterhin. 

Das Vorliegen einer durch den Rechtsnachfolger unterschriebenen Vollmacht ist eine rechtliche Regelung und keine Besonderheit bei elektronischen Vollmachten.

Der Wechsel der örtlichen Finanzamtszuständigkeit stellt eine organisatorische Maßnahme der Finanzverwaltung dar. 
Besteht eine aktive Vollmachtbeziehung zum bisherigen Steuerkonto, welches infolge organisatorischer Maßnahmen abgegeben wird, wird der elektronische Vertreter in das neue Steuerkonto übernommen. In diesem Fall ist kein Vollmachtupdate mit neuer Steuernummer durch den Vollmachtnehmenden erforderlich.

In folgenden Konstellationen wird der eDatenabruf nicht freigeschaltet bzw. wieder entzogen:

• In der Vollmacht wurde speziell die Einkommensteuer ausgeschlossen.
• In der Vollmacht wurde speziell das Festsetzungsverfahren ausgeschlossen.
• In der Vollmacht wurde ein Kreuz in Zeile 34 (Abrufbefugnis wird nicht erteilt) gesetzt.
• Es liegt eine aktuellere Doppelvollmacht eines anderen Vertreters für den gleichen Vollmachtgebenden vor. Bei Übermittlung einer Doppeltvollmacht (Kreuz in Zeile 28 des amtlichen Vollmachtmusters) werden bestehende Vollmachten anderer Vollmachtnehmenden nicht widerrufen. Jedoch wird der zeitlich älteren Vollmacht der eDatenabruf entzogen. Der eDatenabruf kann nur für einen Vollmachtnehmenden (der, der die jüngere Vollmacht eingereicht hat) gleichzeitig freigeschaltet sein.

Die Freischaltung der Steuerkontoabfrage erfolgt durch die Einarbeitung der Vollmacht in das Steuerkonto.

In folgenden Konstellationen wird die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage nicht freigeschaltet:

• Die Vollmacht wurde (noch) nicht im Steuerkonto eingearbeitet.
• Die Vollmacht wurde zwar im Steuerkonto eingearbeitet, es liegen jedoch Gründe vor, die die Freischaltung zur Steuerkontoabfrage verhindern (zum Beispiel bei vorliegendem Insolvenzverfahren).
• Die Vollmacht wurde nur unter Angabe einer 4-stelligen Bundesfinanzamtsnummer (BUFA-Nr.) übermittelt.
• In der Vollmacht wurde ein Kreuz in Zeile 34 (Abrufbefugnis wird nicht erteilt) gesetzt.
• Die Vollmacht wurde zeitlich oder sachlich eingeschränkt (Zeile 15 des amtlichen Vollmachtmusters), und es wurde kein Kreuz in Zeile 38 gesetzt.

Einen detaillierten Hinweis zum Grund der Zurückweisung sollten Sie bei Anwahl des Vollmachtstatus in einem gesonderten Fenster angezeigt bekommen.
In den meisten Fällen kommen folgende Gründe in Betracht: 

1. Die ID-Nr. stimmt nicht mit der im Steuerkonto überein.
2. Die Steuernummer ist nicht korrekt (Zahlendreher, Konto einer Einzelveranlagung statt Zusammenveranlagung wurde angegeben; alte Steuernummer vor Aktenabgabe).
3. Das Geburtsdatum ist nicht korrekt (Zahlendreher; Einzel- statt Ehegattenkonto).
4. Die zweite Vollmacht der Ehegattenvollmacht wurde nicht innerhalb von 4 Tagen nach der ersten Vollmacht übermittelt (Wartefrist ist verstrichen).
5. Die Ehegattenvollmachten sind nicht inhaltsgleich

Die Vollmacht wurde per Zufallsauswahl zur Überprüfung ausgesteuert und vom Bearbeitenden angefordert (siehe § 80a Absatz 3 Abgabenordnung). Bitte legen Sie eine Kopie der unterschriebenen Originalvollmacht vor.

Für folgende Anpassungen können über ein Update übermittelt werden:

• geänderte Namensinformationen zum Vollmachtgebenden
• geänderte Steuernummer (keine BUFA-Nr.)
• Erfassung / Änderung / Löschung DIVA-Teilnahme

Der sachliche und zeitliche Umfang einer Vollmacht kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweilige Vollmacht zu widerrufen und nach Verarbeitung des Widerrufs eine neue Vollmacht zu übermitteln.

Der sachliche und zeitliche Umfang einer Vollmacht kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweilige Vollmacht zu widerrufen und nach Verarbeitung des Widerrufs eine neue Vollmacht zu übermitteln.

Eine Reaktivierung kann nicht erfolgen. Bitte übermitteln Sie eine neue Vollmacht.

Vollmachten, die länger als 540 Tage widerrufen oder zurückgewiesen (d. h. inaktiv) sind, werden nicht mehr in der Übersicht angezeigt. Mein ELSTER entfernt diese automatisch.

Bescheide können nur noch auf der Grundlage einer zuvor übermittelten Vollmacht mit eingeschlossener Empfangsvollmacht an den jeweiligen Bevollmächtigten adressiert werden.

Für gemeinsame Konten mit Zusammenveranlagung sind immer zwei inhaltsgleiche Vollmachten erforderlich. Diese sollten möglichst zeitgleich übermittelt werden. Sofern die (neue) gemeinsame Steuernummer bereits bekannt ist, ist diese in der vorhandenen Vollmacht zu ergänzen.  Für den neu vertretenen Ehepartner dessen bisherige Einzelsteuernummer zu verwenden, falls die neue gemeinsame Steuernummer noch nicht bekannt ist.

Stimmen Vollmachtgebende und Steuerkontoinhaber nicht überein, wird die Vollmachtbeziehung zurückgewiesen. 
Kann bei Neuanlage einer Vollmacht für einen Einzelsteuerpflichtigen keine Vollmachtbeziehung zu mindestens einem Steuerkonto hergestellt werden, wird die Vollmacht insgesamt zurückgewiesen.

Befindet sich das in der Vollmacht angegebene Steuerkonto in keinem aktiven Zustand, wird die Vollmachtbeziehung zurückgewiesen. 
Kann bei Neuanlage einer Vollmacht für einen Einzelsteuerpflichtigen keine Vollmachtbeziehung zu mindestens einem Steuerkonto hergestellt werden, wird die Vollmacht insgesamt zurückgewiesen.

Grundsätzlich kann bei einer Neuanlage bzw. einem Update einer Vollmacht die Erklärung zur DIVA-Teilnahme ausgewählt werden.

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Sind im Datenbestand bereits Zustellvollmachten vorhanden, so kann eine Sammelauswahl zur DIVA-Teilnahme getroffen werden:

Pfad für K-VDB-Nutzer:

1. In der Software des externen Dienstleisters ist unter "Anzeige" der Filter "Keine elektronische Bescheidbekanntgabe" auszuwählen. Es werden dann alle Vollmachten mit Empfangsvollmacht für Bescheide in Zeile 17/18 angezeigt, für welche keine elektronische Bescheidbekanntgabe gesetzt wurde.
2. Die Vollmachten, bei denen die elektronische Bescheidbekanntgabe gesetzt werden soll, sind auszuwählen.
3. Unter "Vollmacht bearbeiten" ist die Funktion "Elektronische Bescheidbekanntgabe vergeben" aufzurufen.
4. Nun ist die Auswahl "Bescheide sollen elektronisch bekannt gegeben werden" zu aktivieren.
5. Im Anschluss ist die Sicherheitsabfrage zu bestätigen, um einen Ergebnisdialog zu erzeugen. Der Übermittlungsstatus bei bereits übermittelten Vollmachten wird auf „Änderung vorgemerkt“ gesetzt.

Pfad für Mein ELSTER-Nutzer:

1. In Mein ELSTER sind unter Formulare & Leistungen > Vollmachten verwalten > Vollmachtnehmersicht die gewünschten Vollmachten mit einer Hakenauswahl zu markieren und die Auswahl  "Elektronische Bekanntgabe" anzuwählen.
2. Im Folgefenster ist die Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe zu bestätigen und mit "Absenden" zu übermitteln.
3. Die Änderung zur Bekanntgabe wird dann ab dem Folgetag berücksichtigt.
   
   --> aktive / inaktive Einwilligungen sind unter Formulare & Leistungen > Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe sichtbar.