FAQ - Vollmachten

Allgemeines

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Vollmachten.

11 Minuten

Vollmachten

In folgenden Konstellationen wird der eDatenabruf nicht freigeschaltet bzw. wieder entzogen:

  • In der Vollmacht wurde speziell die Einkommensteuer ausgeschlossen.
  • In der Vollmacht wurde speziell das Festsetzungsverfahren ausgeschlossen.
  • In der Vollmacht wurde ein Kreuz in Zeile 34 (Abrufbefugnis wird nicht erteilt) gesetzt.
  • Es liegt eine aktuellere Doppelvollmacht eines anderen Vertreters für den gleichen Vollmachtgebenden vor. Bei Übermittlung einer Doppeltvollmacht (Kreuz in Zeile 28 des amtlichen Vollmachtmusters) werden bestehende Vollmachten anderer Vollmachtnehmenden nicht widerrufen. Jedoch wird der zeitlich älteren Vollmacht der eDatenabruf entzogen. Der eDatenabruf kann nur für einen Vollmachtnehmenden (der, der die jüngere Vollmacht eingereicht hat) gleichzeitig freigeschaltet sein.

Die Freischaltung der Steuerkontoabfrage erfolgt durch die Einarbeitung der Vollmacht in das Steuerkonto.

In folgenden Konstellationen wird die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage nicht freigeschaltet:

  • Die Vollmacht wurde (noch) nicht im Steuerkonto eingearbeitet.
  • Die Vollmacht wurde zwar im Steuerkonto eingearbeitet, es liegen jedoch Gründe vor, die die Freischaltung zur Steuerkontoabfrage verhindern (zum Beispiel bei vorliegendem Insolvenzverfahren).
  • Die Vollmacht wurde nur unter Angabe einer 4-stelligen Bundesfinanzamtsnummer (BUFA-Nr.) übermittelt.
  • In der Vollmacht wurde ein Kreuz in Zeile 34 (Abrufbefugnis wird nicht erteilt) gesetzt.
  • Die Vollmacht wurde zeitlich oder sachlich eingeschränkt (Zeile 15 des amtlichen Vollmachtmusters), und es wurde kein Kreuz in Zeile 38 gesetzt.

Die Nutzung des amtlichen Vollmachtformulars ergibt sich aus § 80a Absatz 1 Abgabenordnung (AO). Für die Übermittlung der elektronischen Vollmachten und die Inanspruchnahme der Vollmachtsvermutung nach § 80a Abgabenordnung müssen die Vollmachten nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster vorliegen. Es können aufgrund der gesetzlichen Vorschrift keine abweichenden Formulare akzeptiert werden.

Nach Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen ist bei erstmaliger Vollmachterteilung das Beiblatt vom Vollmachtgebenden -im Original- zu unterschreiben.

Unter der Formularverwaltung des Bundesministeriums der Finanzen gibt es die Möglichkeit, Vollmachten für Angehörige der steuerberatenden Berufe beziehungsweise für Lohnsteuerhilfevereine auszufüllen und zu drucken (vergleiche hierzu folgenden Link: https://www.formulare-bfinv.de/ffw/content.doÖffnet sich in einem neuen Fenster > Suche nach Schlagwort „Vollmacht“

Diese Vollmachten müssen als Grundlage für eine elektronischen Übermittlung aufgegriffen und entsprechend angepasst, das heißt von Mandanten / Mitgliedern unterschrieben und (neu / per Update) an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Alternativ können diese Vollmachten nur wie bisher dem Finanzamt in Papierform vorlegt werden und berechtigen damit nicht zum Datenabruf.

Werden Vollmachten - egal ob formfrei oder nach dem amtlichen Vollmachtmuster - dem Finanzamt nur in Papierform vorlegt, leitet sich hieraus lediglich eine Empfangsvollmacht ab, die vom zuständigen Bearbeitenden im Finanzamt gespeichert wird. Diese Vollmachten berechtigen aber nicht zum Datenabruf (eDaten / Steuerkontoabfrage).

Die Vollmacht wurde per Zufallsauswahl zur Überprüfung ausgesteuert und vom Bearbeitenden angefordert (siehe § 80a Absatz 3 Abgabenordnung). Bitte legen Sie eine Kopie der unterschriebenen Originalvollmacht vor.

Bescheide können nur noch auf der Grundlage einer zuvor übermittelten Vollmacht mit eingeschlossener Empfangsvollmacht an den jeweiligen Bevollmächtigten adressiert werden.

Es ist zwingend das amtliche Vollmachtformular unten Nutzung des Beiblattes zu verwenden. Mandanten / Mitglieder müssen das Beiblatt einmalig im Original vorab unterschreiben.

Für folgende Anpassungen können über ein Update übermittelt werden:

  • geänderte Namensinformationen zum Vollmachtgebenden
  • geänderte Steuernummer (keine BUFA-Nr.)
  • Erfassung / Änderung / Löschung DIVA-Teilnahme

Der sachliche und zeitliche Umfang einer Vollmacht kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweilige Vollmacht zu widerrufen und nach Verarbeitung des Widerrufs eine neue Vollmacht zu übermitteln.

Eine Reaktivierung kann nicht erfolgen. Bitte übermitteln Sie eine neue Vollmacht.

Der sachliche und zeitliche Umfang einer Vollmacht kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweilige Vollmacht zu widerrufen und nach Verarbeitung des Widerrufs eine neue Vollmacht zu übermitteln.

Beide Vollmachten sollten zeitnah zusammenhängend übermittelt werden. Wird die zweite Vollmacht zeitlich versetzt übermittelt, so ist zu beachten,dass die erste Vollmacht nach einem Zeitablauf von 4 Tagen ohne Vorlage der fehlenden Vollmacht des anderen Ehegatten automatisch zurückgewiesen wird.

Die Übermittlung von Vollmachten, welche lediglich eine BUFA-Nummer angeben, sollte grundsätzlich den "echten Neufällen" vorbehalten bleiben (zum Beispiel Studenten, die erstmals beruflich tätig werden oder Renter, die erstmalig steuerpflichtig werden und noch keine Steuernummer besitzen).

Vollmachten, die nur unter Angabe einer vierstelligen Bundesfinanzamtsnummer übermittelt werden, sind nach erfolgreicher Prüfung der Vollmacht grundsätzlich im Status "aktiv". Bei natürlichen Personen als Vollmachtgebern wird folglich der eDatenabruf freigeschaltet. 
Die weitere Verwendung hängt davon ab, ob bereits tatsächlich ein aktives Steuerkonto für den Vollmachtgebenden existiert:

Variante 1: Es besteht noch keine Steuernummer (Neufall):
Die Vollmacht ist im Rahmen der Neuaufnahme durch einen Finanzamtsbearbeiter in das neuaufgenommene Steuerkonto einzuarbeiten. 
Die Vollmacht kann bei natürlichen Personen anhand der persönlichen ID-Nummer des Vollmachtgebenden durch den Bearbeitenden gefunden werden.
Bis zur Einführung der W-Id-Nummer können BUFA-Vollmachten von nicht-natürlichen Personen nicht vom Bearbeitenden gefunden und eingearbeitet werden. Hier ist ein Vollmacht-Update durch den Vollmachtnehmenden notwendig.

Variante 2: Es besteht bereits eine aktive Steuernummer:
Ohne Angabe der bestehenden Steuernummer erfolgt keine Einarbeitung eines steuerlichen Vertreters in diesem Steuerkonto. Insofern kann eine Empfangsvollmacht keine Wirkung entfalten. Ebenso kann keine Berechtigung zur Steuerkontoabfrage erteilt werden.
Der Vollmachtnehmende hat die Möglichkeit, die Steuernummer nachträglich per Vollmacht-Update zu ergänzen. Dies gilt auch für Ehegatten.

Einen detaillierten Hinweis zum Grund der Zurückweisung sollten Sie bei Anwahl des Vollmachtstatus in einem gesonderten Fenster angezeigt bekommen.
In den meisten Fällen kommen folgende Gründe in Betracht: 

  1. Die ID-Nr. stimmt nicht mit der im Steuerkonto überein.
  2. Die Steuernummer ist nicht korrekt (Zahlendreher, Konto einer Einzelveranlagung statt Zusammenveranlagung wurde angegeben; alte Steuernummer vor Aktenabgabe).
  3. Das Geburtsdatum ist nicht korrekt (Zahlendreher; Einzel- statt Ehegattenkonto).
  4. Die zweite Vollmacht der Ehegattenvollmacht wurde nicht innerhalb von 4 Tagen nach der ersten Vollmacht übermittelt (Wartefrist ist verstrichen).
  5. Die Ehegattenvollmachten sind nicht inhaltsgleich

Der Wechsel der örtlichen Finanzamtszuständigkeit stellt eine organisatorische Maßnahme der Finanzverwaltung dar. 
Besteht eine aktive Vollmachtbeziehung zum bisherigen Steuerkonto, welches infolge organisatorischer Maßnahmen abgegeben wird, wird der elektronische Vertreter in das neue Steuerkonto übernommen. In diesem Fall ist kein Vollmachtupdate mit neuer Steuernummer durch den Vollmachtnehmenden erforderlich.

Veranlagung

Wechsel von Zusammenveranlagung auf Einzel-Veranlagung:
Die bereits bestehenden Vollmachten werden auch auf den neuen Einzelkonten berücksichtigt. Hierfür muss der Bearbeitende im Finanzamt die Steuerkonten bei der Neuaufnahme händisch mit der bereits vorliegenden Vollmacht verknüpfen. Hierfür wird als Bearbeiterunterstützung zusätzlich durch einen entsprechenden Hinweis beim Fallabschluss hingewiesen. Nach der erfolgreichen Verarbeitung werden positive Rückmeldungen (zur Einarbeitung und ggf. zur Steuerkontoabfrage) an ELSTER gesendet.

Wechsel von Einzel-Veranlagung auf Zusammenveranlagung:
Die bereits bestehenden Vollmachten werden auch auf dem neuen gemeinsamen Steuerkonto berücksichtigt. Hierfür muss der Bearbeitende des Finanzamts das Steuerkonto bei der Neuaufnahme händisch mit den bereits vorliegenden Vollmachten verknüpfen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn auch zwei inhaltsgleiche Vollmachten der Ehegatten / Lebenspartner vorliegen. Zur Bearbeiterunterstützung wird zusätzlich ein entsprechender Hinweis beim Fallabschluss ausgegeben, der auf eine fehlende Verknüpfung hinweist. Nach der erfolgreichen Verarbeitung werden positive Rückmeldungen (zur Einarbeitung und gegebenenfalls zur Steuerkontoabfrage) an ELSTER gesendet.

Für gemeinsame Konten mit Zusammenveranlagung sind immer zwei inhaltsgleiche Vollmachten erforderlich. Diese sollten möglichst zeitgleich übermittelt werden. Sofern die (neue) gemeinsame Steuernummer bereits bekannt ist, ist diese in der vorhandenen Vollmacht zu ergänzen. Gegebenenfalls wird auch der andere Ehegatte / Lebenspartner nun vom Vollmachtnehmenden vertreten (Einholen einer neuen Vollmacht).

Steuernummer

Durch eine Rückfrage beim zuständigen Finanzamt ist die aktuelle Steuernummer in Erfahrung zu bringen. Die Vollmacht kann dann unter Angabe dieser Steuernummer übermittelt werden.

Stimmen Vollmachtgebende und Steuerkontoinhaber nicht überein, wird die Vollmachtbeziehung zurückgewiesen. 
Kann bei Neuanlage einer Vollmacht für einen Einzelsteuerpflichtigen keine Vollmachtbeziehung zu mindestens einem Steuerkonto hergestellt werden, wird die Vollmacht insgesamt zurückgewiesen.

Befindet sich das in der Vollmacht angegebene Steuerkonto in keinem aktiven Zustand, wird die Vollmachtbeziehung zurückgewiesen. 
Kann bei Neuanlage einer Vollmacht für einen Einzelsteuerpflichtigen keine Vollmachtbeziehung zu mindestens einem Steuerkonto hergestellt werden, wird die Vollmacht insgesamt zurückgewiesen.

Bekanntgabe / DIVA

In folgenden Konstellationen kann es sein, dass eine eingearbeitete Vollmacht mit DIVA-Teilnahme nicht berücksichtigt wird:

  1. Verwendung der Einmalbekanntgabeanschrift (Sachbereich 10) → bis Veranlagungszeitraum 2022 möglich; die Einmalbekanntgabeanschrift geht immer der im Steuerkonto gespeicherten (elektronischen) Vollmacht vor. Der Bescheid ergeht per Post an die in der Einmalbekanntgabeanschrift angegebene Adresse.
  2. Neben der allgemeinen Einkommensteuer-Festsetzung wurde auch eine Verlustfeststellung (UFA 17) gerechnet. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte (Vertreter-)Adresse.
  3. Zum Bescheid soll eine Anlage beigefügt werden. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte (Vertreter-)Adresse.
  4. Der Bescheid wurde bereits vor der erfolgreichen Einarbeitung der Vollmacht mit DIVA-Teilnahme gerechnet. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte (Vertreter-)Adresse.
  5. Die Vollmacht wurde nur unter Angabe einer Bundesfinanzamts-Nummer (ohne Steuernummer) übermittelt. Voraussetzung für DIVA und damit Berücksichtigung der Empfangsvollmacht ist die Einarbeitung der Vollmacht im Steuerkonto. Liegt bereits ein Steuerkonto vor, und es wird trotzdem nur eine Vollmacht mit Bundesfinanzamts-Nummer übermittelt, dann erfolgt keine Einarbeitung und somit keine (digitale) Bekanntgabe an den Vertreter. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte Adresse, in der Regel an die steuerpflichtige Person.
  6. Zeitlich eingeschränkte Vollmachten können in manchen Bundesländern aus technischen Gründen noch nicht für die Bekanntgabe berücksichtigt werden. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte Adresse, in der Regel an die steuerpflichtige Person.

Schlagworte zum Thema

Vollmacht
Vollmachtsdatenbank
ZUM SEITENANFANG