Steuerliche Behandlung von Tagespflegepersonen

Nein. Die Kindertagespflege stellt kein Gewerbe im Sinne des § 6 der Gewerbeordnung dar. Eine Gewerbeanmeldung ist daher nicht vorzunehmen. Es fällt auch keine Gewerbesteuer an, weil durch die Kindertagespflege eine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt wird.

Die Leistungen von Betreuungspersonen in der Kindertagespflege sind nach § 4 Nr. 25 des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit, wenn die Betreuungsperson eine Erlaubnis zur Kindertagespflege nach § 43 des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII) vorweisen kann. Besitzt die Betreuungsperson keine Erlaubnis nach § 43 SGB VIII (weil sie zum Beispiel im Haushalt der Erziehungsberechtigten tätig ist), sind die Umsätze ebenfalls steuerfrei, wenn ihre Eignung durch den Jugendhilfeträger festgestellt wurde. Die Befreiung greift auch, wenn eine Erlaubnis nach § 45 SGB VIII (Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung, in der Kinder oder Jugendliche ganztägig oder für einen Teil des Tages betreut werden oder Unterkunft erhalten) besteht.

Es muss nur der Gewinn versteuert werden, der sich anhand eines Betriebsvermögensvergleichs oder als Unterschiedsbetrag zwischen den zugeflossenen Betriebseinnahmen und den abgeflossenen Betriebsausgaben (Einnahmenüberschussrechnung) ermittelt. Der Gewinn ist in Ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben. Einzelheiten hierzu finden Sie im Steuerwegweiser für Existenzgründer (Tz. B.2.3.3 und B.2.3.4), der vom Hessischen Ministerium der Finanzen herausgegeben wird.

Zu den Betriebseinnahmen zählen grundsätzlich alle Gelder, die den Tagespflegepersonen von privater Seite (zum Beispiel Elternbeitrag) beziehungsweise öffentlicher Seite (zum Beispiel Land, Kommune, vertreten durch Träger der Jugendhilfe, Jugendamt) für die Betreuungstätigkeit zufließen. Soweit keine Steuerbefreiung vorliegt, sind sämtliche Betriebseinnahmen auch steuerpflichtig.

Nach diesen Grundsätzen stellen beispielsweise auch die Mittel aus der Förderung der Kindertagespflege nach § 32a des Hessischen Kinder- und Jugendhilfegesetzbuches (HKJGB) steuerpflichtige Betriebseinnahmen dar.

Steuerfrei nach § 3 Nr. 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) und damit nicht gewinnerhöhend sind dagegen die vom Träger der öffentlichen Jugendhilfe geleisteten Erstattungen für Beiträge zu einer Unfallversicherung, die Erstattungen zu einer angemessenen Alterssicherung und zu einer angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung nach § 23 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 und 4 SGB VIII. Die Investitionszuschüsse nach den Investitionsprogrammen „Kinderbetreuungsfinanzierung“ sind ebenfalls steuerfrei (siehe auch „Was hat es mit den Investitionszuschüssen auf sich?“).

Seit dem 1. August 2013 haben Kinder ab Vollendung ihres ersten bis zur Vollendung ihres dritten Lebensjahres einen Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz in einer Kita oder Kindertagespflege.

Gefördert werden im Rahmen des Investitionsprogramms „Kinderbetreuungsfinanzierung“ erforderliche Investitionen, die der Schaffung neuer oder Erhaltung im Bestand gefährdeter Betreuungsangebote für Kinder bis zum Schuleintritt dienen. Förderfähig sind – neben Baumaßnahmen und Ausstattungsvorhaben in Kindertageseinrichtungen – auch Renovierungsmaßnahmen und Ausstattungsinvestitionen in Kindertagespflegestellen.

Auch das Land Hessen gewährt in den Jahren 2019 bis 2024 auf der Grundlage des Gesetzes über Finanzhilfen des Bundes zum Ausbau der Tagesbetreuung für Kinder Zuwendungen zu Investitionen zum Ausbau und zur Erhaltung einer bedarfsgerechten Infrastruktur im Bereich der Bildung, Erziehung und Betreuung von Kindern bis zum Schuleintritt in Tageseinrichtungen und in der Kindertagespflege.

Diese Fördergelder, die den Tagespflegepersonen auf Grundlage des Gesetzes über Finanzhilfen des Bundes zum Ausbau der Tagesbetreuung für Kinder gewährt werden, sind nach einem Beschluss der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder von der Einkommensteuer befreit und zählen daher nicht zu den steuerpflichtigen Betriebseinnahmen. Allerdings dürfen die Aufwendungen, die mit diesen steuerfreien Zuschüssen in unmittelbarem Zusammenhang stehen, nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Näheres zu den aktuellen Investionsprogrammen zur Kindertagesbetreuung (Fördermöglichkeiten, Antragsverfahren, et cetera.) finden Sie auf der Internetseite des Regierungspräsidiums Kassel.

Die direkten Mietzuschüsse, die Sie von dritter Seite für die Anmietung von Betreuungsräumen erhalten, gehören zu den steuerpflichtigen Betriebseinnahmen.

Bei einer verbilligten Überlassung von Betreuungsräumen (beispielsweise durch die Kommunen) sind hingegen keine fiktiven Betriebseinnahmen in Höhe der Differenz zwischen der ortsüblichen und der tatsächlich gezahlten Miete anzusetzen.

Sofern die Betreuung in unentgeltlich zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten als selbständige Tätigkeit stattfindet, kann die Betriebsausgabenpauschale nicht abgezogen werden.

Zu den Betriebsausgaben zählen alle Aufwendungen, die durch die Betreuungstätigkeit veranlasst sind. Keine Betriebsausgaben sind allerdings die von der Kindertagespflegeperson gezahlten Beiträge zur Alterssicherung, Unfallversicherung und zu einer angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung.

Zu den Betriebsausgaben einer Kindertagespflegeperson gehören zum Beispiel folgende tätigkeitsbezogene Aufwendungen für

• Nahrungsmittel für die Kinder, Ausstattungsgegenstände (Mobiliar), Beschäftigungsmaterialien, Fachliteratur, Hygieneartikel,
• Miete und Betriebskosten der zur Kinderbetreuung genutzten Räumlichkeiten,
• Kommunikationskosten,
• Weiterbildungskosten,
• Beiträge für Versicherungen, soweit unmittelbar mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehend,
• Fahrtkosten,
• Freizeitgestaltung mit den Kindern,
• Anschaffung von Schutzmasken für die eigene betriebliche Tätigkeit *).

*) Eine ausführliche Abhandlung zu steuerlichen Regelungen und Erleichterungen in der Corona-Krise finden Sie in den FAO "Corona" (Steuern) des Bundesministeriums der Finanzen.

Soweit die Betriebsausgaben mit steuerfreien Einnahmen in unmittelbaren Zusammenhang stehen, ist ein steuermindernder Abzug im Rahmen der Gewinnermittlung nicht möglich.

Weitere Einzelheiten finden Sie in im Steuerwegweiser für Existenzgründer (Tz. B.2.3.7 bis B.2.3.12), der vom Hessischen Ministerium der Finanzen herausgegeben wird.

Zudem gibt es eine Besonderheit: Tagespflegepersonen können bei Gewinnermittlung durch eine Einnahmenüberschussrechnung die Betriebsausgaben entweder über eine Einzelauflistung der tatsächlich gezahlten Ausgaben oder in Form einer Pauschale geltend machen.

Die Betriebsausgabenpauschale für Kindertagespflege kann auch weiterhin abgezogen werden, wenn die Kindertagespflegeperson aufgrund der Corona-Pandemie bei der Schließung der Kindertagespflegestätte keine Zahlungen mehr erhält. In Fällen, in denen Kindertagespflegepersonen Entschädigungszahlungen nach § 56 Absatz 1 bis 3 des Infektionsschutzgesetzes (Verdienstausfallentschädigung) und § 56 Absatz 4 des Infektionsschutzgesetzes (Zahlungen für nicht gedeckte Betriebsausgaben) erhalten, sind die Betriebsausgabenpauschale und tatsächlichen Betriebsausgaben nicht nach § 3c Absatz 1 Einkommensteuergesetz zu kürzen.

Pauschalen vereinfachen die Steuererklärung und vermeiden das umständliche Auflisten von Einzelausgaben sowie das Sammeln von Belegen. Tagespflegepersonen können anstatt der tatsächlichen Ausgaben die Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder und gegebenenfalls die Betriebsausgabenpauschale für Freihalteplätze geltend machen.

Es können entweder die Betriebsausgabenpauschalen in Anspruch genommen oder die tatsächlichen Betriebsausgaben abgezogen werden. Neben den Betriebsausgabenpauschalen ist ein zusätzlicher Abzug tatsächlicher Betriebsausgaben damit nicht zulässig.

Findet die Betreuung im Elternhaus des Kindes oder in anderen zum Beispiel von der Gemeinde unentgeltlich zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten statt, dürfen die nachfolgenden Betriebsausgabenpauschalen nicht abgezogen werden. In diesen Fällen sind die Betriebsausgaben einzeln nachzuweisen.

Die eigens für Tagespflegepersonen geschaffene Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder beträgt ab dem Veranlagungszeitraum 2023 400 Euro pro vollzeitbetreutem Kind und Monat. Für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2022 beträgt sie 300 Euro pro vollzeitbetreutem Kind und Monat.

Die Pauschale bezieht sich auf eine Betreuungszeit von acht Stunden und mehr pro Kind und Tag bei fünf Betreuungstagen in der Woche (= wöchentliche Betreuungszeit von 40 Stunden). Bei einer Betreuung von weniger Stunden am Tag ist die Pauschale anteilig zu kürzen. Ein Abzug der Betriebsausgabenpauschale ist im Übrigen nur bis zur Höhe der Betriebseinnahmen möglich, das heißt es darf durch den Abzug der Betriebsausgabenpauschale kein Verlust entstehen.

Die monatliche Betriebsausgabenpauschale berechnet sich für jedes betreute Kind ab dem Veranlagungszeitraum 2023 wie nachfolgend dargestellt. Für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2022 ist statt der Pauschale von 400 Euro eine Betriebsausgabenpauschale von 300 Euro anzusetzen.

a) Berechnungsformel:

400 Euro x vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit (maximal 40 Stunden)
(8 Stunden x 5 Tage =) 40 Stunden

b) Tabelle zur Ermittlung der monatlichen Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder bei regelmäßigen Betreuungszeiten:

Der Nachweis der tatsächlichen Betriebsausgaben ist die Regel; die Berücksichtigung der Betriebsausgabepauschalen stellt eine zulässige Vereinfachungsregelung dar. Wenn die tatsächlichen Kosten über den sich für alle betreuten Kinder insgesamt ergebenden Betriebsausgabenpauschalen liegen, ist es steuerlich vorteilhafter auf die Vereinfachungsregelung zu verzichten. Der Abzug tatsächlicher Betriebsausgaben erfordert, dass alle Einzelbelege gesammelt und in einer Einzelaufstellung dem Finanzamt vorgelegt werden. Bezüglich Einzelheiten zu möglichen Betriebsausgaben siehe „Was zählt alles zu den Betriebsausgaben?“.

Bitte beachten Sie:
Werden die Betriebsausgaben einzeln nachgewiesen, ist der zusätzliche Abzug der Betriebsausgabenpauschalen nicht zulässig.

Es fallen nur dann Steuern an, wenn Ihr zu versteuerndes Gesamteinkommen die Grundfreibetragsgrenze von 10.908 Euro im Jahr 2023 (10.347 Euro im Jahr 2022) bei Ledigen und 21.816 Euro im Jahr 2023 (20.694 Euro im Jahr 2022) bei Verheirateten überschreitet. Unterschreitet das Gesamteinkommen diese Beträge, ist keine Einkommensteuer zu entrichten.

In Ihr zu versteuerndes Gesamteinkommen fließen neben den Einkünften aus der Tagespflege (= Gewinn) gegebenenfalls noch weitere Einkünfte (zum Beispiel Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte aus Rentenzahlungen) und auch die des Ehegatten ein, wenn Sie die Zusammenveranlagung beantragt haben.

Hinweis:
Für alle, die die zu erwartende steuerliche Belastung berechnen möchten, steht auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) der kostenlose interaktive Abgabenrechner zur Verfügung.

Während bei einem Arbeitsverhältnis monatlich Lohnsteuer vom Arbeitslohn einbehalten und von Arbeitgeberseite an das Finanzamt abgeführt wird, wird bei Selbständigen Einkommensteuer im so genannten Vorauszahlungsverfahren erhoben. Aus diesem Grund prüft das für Sie zuständige Finanzamt im Jahr der Existenzgründung anhand Ihrer Angaben in dem Vordruck „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder landwirtschaftlichen Tätigkeit oder Beteiligung an einer Personengesellschaft/-gemeinschaft“, ob und gegebenenfalls in welcher Höhe von Ihnen Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten sind. In den Folgejahren bemessen sich die Vorauszahlungen grundsätzlich nach der Einkommensteuer, die sich bei der letzten Veranlagung ergeben hat. Die Vorauszahlungen werden in einem Bescheid festgesetzt und sind jeweils quartalsweise zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember eines Jahres zu zahlen. Die bereits geleisteten Vorauszahlungen werden auf die Jahressteuerschuld angerechnet.

Bitte beachten Sie:
Vorauszahlungen müssen nur geleistet werden, wenn sie im Kalenderjahr mindestens 400 Euro und mindestens 100 Euro pro Vorauszahlungszeitpunkt betragen. Sollten sich im laufenden Kalenderjahr Änderungen gegenüber den Vorjahreswerten ergeben (zum Beispiel durch Kündigung oder Neuaufnahme eines Betreuungsvertrages), können Sie jederzeit bei Ihrem Wohnsitzfinanzamt einen Antrag auf Anhebung oder Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen.

Selbständig Tätige sind zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. In dieser muss der Gewinn aus der selbständigen Tätigkeit angegeben werden.

Tagespflegepersonen müssen hierzu ihre Eintragungen in der Zeile 4 der Anlage S zur Einkommensteuererklärung für das Jahr 2022 vornehmen.

Bei Wahl der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung müssen Tagespflegepersonen als Unterlage zur Steuererklärung die Anlage EÜR grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch authentifiziert an die Finanzverwaltung übermitteln. Hierzu steht kostenlos das von der Finanzverwaltung angebotene Online-Portal „Mein ELSTER“ (vorherige Registrierung notwendig) zur Verfügung.

Die Anlage EÜR für das Jahr 2022 erscheint auf den ersten Blick sehr umfangreich. Sollten Sie allerdings die Betriebsausgabenpauschalen in Anspruch nehmen, sind in der Regel nur zwei Eintragungen erforderlich. Zum einen sind auf der Betriebseinnahmenseite Eintragungen in Zeile 15 (siehe hierzu auch „Was muss ich bei der Umsatzsteuer beachten?“) und zum anderen auf der Betriebsausgabenseite Eintragungen in Zeile 23 der Anlage EÜR (siehe hierzu auch „Was ist der Vorteil von Betriebsausgabenpauschalen?“, „Wie sind die Voraussetzungen für den Abzug der Betriebsausgabenpauschalen?“, „Wie hoch ist die Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder und wie ist die Betriebsausgabenpauschale aufzuteilen?“und„Wie hoch ist die Betriebsausgabenpauschale für Freihalteplätze und wie ist sie aufzuteilen?“) erforderlich.

Hinweis:
Alle Selbständigen müssen die Steuerklärung 2022 spätestens bis zum 02. Oktober 2023 grundsätzlich elektronisch an das zuständige Finanzamt übermitteln. Für die elektronische Abgabe der Einkommensteuererklärung steht Ihnen ebenfalls das von der Finanzverwaltung kostenlos angebotene Online-Portal „Mein ELSTER“ (vorherige Registrierung notwendig) zur Verfügung.

In bestimmten Fällen ist eine elektronische authentifizierte Übermittlung der jeweiligen Steuererklärung gesetzlich vorgeschrieben. Das benötigte Zertifikat erhalten Sie mit der Registrierung bei „Mein ELSTER“. Bitte beachten Sie, dass der Registrierungsvorgang bis zu zwei Wochen dauern kann. Mit dem Zertifikat können Sie die Steuererklärungen direkt über „Mein ELSTER“ erstellen oder aus ELSTER-Formular oder jeder zugelassenen Drittsoftware heraus elektronisch authentifiziert übermitteln.

Ist es Ihnen nicht zumutbar, Steuererklärungen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln, kann dieses auf Antrag die Abgabe in Papierform zulassen.

Weitere aktuelle Informationen zum Verfahren ELSTER erhalten Sie unter www.elster.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Die Frist für die Abgabe der Einkommensteuererklärung verlängert sich für den Veranlagungszeitraum 2022 bis zum 31.07.2024, wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Steuererklärung einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe beauftragt haben. In Einzelfällen kann das Finanzamt die Steuererklärung auch vorzeitig anfordern.

Selbständig tätige Kindertagespflegepersonen können einer gesetzlichen Krankenversicherung beitreten, wenn sie vor Beginn der Kindertagespflegetätigkeit gesetzlich versichert waren – entweder im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses oder als Arbeitslose. Wer die Kindertagespflege nur in geringem Umfang ausübt, kann ggf. in der Familienversicherung der gesetzlichen Krankenversicherung mitversichert sein. Kindertagespflegepersonen können auch durch eine private Krankenkasse versichert sein.

Für freiwillige Mitglieder in einer gesetzlichen Krankenversicherung gilt Folgendes:

Die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage (§240 SGB V) für gering verdienende Selbständige liegt seit 1. Januar 2023 bei einem durchschnittlichen steuerpflichtigen Einkommen von mehr als 1.131,67 Euro pro Monat.

Davon muss für die freiwillige Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung 14 Prozent an Beiträgen gezahlt werden. Kindertagespflegepersonen können wahlweise auch zusätzlich eine Krankengeldversicherung abschließen, um im Falle von Krankheit Krankengeld beziehen zu können oder Mutterschaftsgeld zu bekommen. Dann werden insgesamt 14,6 Prozent fällig. Beträgt das durchschnittliche steuerpflichtige Monatseinkommen aus selbständiger Tätigkeit unter 1.131,67 Euro, wird der Mindestbeitrag von 158,43 Euro (ohne Krankengeld) bzw. 165,22 Euro (mit Krankengeld) fällig. Außerdem wird der Zusatzbeitrag der Krankenkasse in Höhe von ca. 1 Prozent fällig.

Ist das tatsächliche Einkommen höher als 1.131,67 Euro, wird der Beitrag auf der Grundlage des tatsächlichen (nachgewiesenen) Einkommens berechnet.

Hinweis: Die nach dem Einkommen bemessenen Beiträge werden auf der Grundlage des zuletzt erlassenen Einkommensteuerbescheides festgesetzt. Wurde die selbständige Tätigkeit erst aufgenommen, werden die Beiträge auf der Grundlage der nachgewiesenen voraussichtlichen Einkommen festgesetzt.

Ab dem 1. Januar 2018 werden die Beiträge zur Kranken-/Pflegeversicherung vorläufig festgesetzt. Die Festsetzung erfolgt auf der Grundlage der tatsächlich erzielten beitragspflichtigen Einnahmen aus dem jeweiligen Einkommensteuerbescheid. Dies kann zu Beitragsnachzahlungen oder -erstattungen führen.

Neben der Erstattung der Unfallversicherungsbeiträge und der hälftigen Erstattung der Beiträge zur angemessenen Altersvorsorge ist auch die hälftige Erstattung nachgewiesener Aufwendungen zu einer angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung durch den örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe gesetzlich festgeschrieben. Die Erstattungen der Sozialversicherungsbeiträge sind zudem steuerfrei gestellt. Diese zählen nicht zu den steuerpflichtigen Betriebseinnahmen.

Die selbst getragenen Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge (das heißt die Beiträge abzüglich der erhaltenen Zuschüsse) können als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Dabei ist zu beachten, dass in der Anlage Vorsorgeaufwand zunächst der volle Beitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung (inklusive der Zuschüsse) zu erklären ist. Die erstatteten Beiträge sind sodann in Zeile 21 (gesetzliche Krankenversicherung) beziehungsweise. Zeile 26 (private Krankenversicherung) anzugeben. Entsprechendes gilt für die Beiträge zur angemessenen Altersvorsorge. Die erhaltenen Zuschüsse sind hierbei in Zeile 7 anzugeben.

Für die Familienversicherung (§ 10 SGB V) gilt:

Wer nur in geringem zeitlichem Umfang Kinder in Tagespflege betreut (also nicht hauptberuflich selbständig tätig ist) und ein steuerpflichtiges Einkommen von unter 485,00 Euro pro Monat erzielt, kann als Verheiratete oder Verheirateter in der Familienversicherung mitversichert sein, wenn der Ehepartner oder die Ehepartnerin in der gesetzlichen Krankenversicherung Mitglied ist. Ob eine hauptberufliche Tätigkeit anzunehmen ist, ist mit Ihrer zuständigen Krankenkasse im Einzelfall zu klären. Für Familienversicherte ist eine Krankengeldversicherung nicht möglich, Mutterschaftsgeld kann nicht beansprucht werden.

Für weitergehende steuerliche Informationen wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Finanzamt.

Mit außersteuerlichen Fragen rund um die Kindertagespflege wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Jugendamt, den Fachdienst Kindertagespflege oder aber an das Hessische Ministerium für Soziales und Integration, dass zur ersten Information auch den Flyer "Werden Sie Tagesmutter/Tagesvater" herausgegeben hat. Darüber hinaus enthält der Internet-Auftritt des Hessischen KindertagespflegebürosÖffnet sich in einem neuen Fenster eine Vielzahl von Informationen zur Kindertagespflege, auch zu rechtlichen Fragen.